Heb je in je werkomgeving een of meer inbreuken opgemerkt op regelgeving die van toepassing is in Vlaanderen, dan kan je dat melden via de klokkenluidersprocedure.

Het Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en voor de bescherming van melders.

Alle inbreuken bij Sport Vlaanderen die gebaseerd zijn op informatie die je uit je werkomgeving verkreeg (een vermoeden of vaststelling van wantoestanden of fraude). Om over een inbreuk te spreken, moet het gaan over een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is, of die de regelgeving schendt. Met andere woorden, alle inbreuken op de wetgeving die in Vlaanderen van toepassing is, kunnen het voorwerp uitmaken van een klokkenluidersmelding. Enkele voorbeelden zijn regelgeving met betrekking tot:

overheidsopdrachten
veiligheid van het vervoer
bescherming van het milieu
diergezondheid en dierenwelzijn
volksgezondheid
bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
fraude

Andere klachten kan je melden via onze klachtenpagina

Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken bij Sport Vlaanderen kan een melding maken. Het gaat dus ruimer dan enkel personeelsleden van Sport Vlaanderen. Ook externen die via hun werk met Sport Vlaanderen in contact komen, kunnen een melding maken. Denk bijvoorbeeld aan sollicitanten, vrijwilligers, stagiairs, consultants, aannemers of leveranciers.

Voor burgers en organisaties zonder werkrelatie met Sport Vlaanderen geldt de gewone klachtenregeling.

Interne melding bij Sport Vlaanderen

Je meldt de informatie over een inbreuk bij voorkeur intern als de inbreuk op een doeltreffende manier intern kan behandeld worden en er geen risico op represailles bestaat. Je kan je melding schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek doen. Je interne melding bij Sport Vlaanderen wordt ook steeds bezorgd aan Audit Vlaanderen. Audit Vlaanderen kan beslissen dat zij beter geplaatst zijn om de melding te onderzoeken.

Schriftelijke melding per mail

Je kan een melding per mail versturen naar klokkenluider@sport.vlaanderen. Je mail komt terecht bij de Administrateur-generaal van Sport Vlaanderen, Philippe Paquay.

Schriftelijke melding per brief

Als je je melding per brief wil versturen, dan richt je je brief aan de Administrateur-generaal van Sport Vlaanderen. Je stuurt je brief naar volgend postadres:

Sport Vlaanderen t.a.v. Paquay Philippe
Arenbergstraat 5
1000 Brussel

Vermeld duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is. Alle brieven aan Sport Vlaanderen worden door de centrale postkamer geopend en ingescand, behalve als je het woord "vertrouwelijk" duidelijk zichtbaar op de omslag vermeldt. Dan wordt de brief op een beveiligde manier rechtstreeks aan de Administrateur-generaal bezorgd.

Telefonische melding

Je kan ook een telefonische melding doen op het nummer 02 209 47 42.

Als wij een verslag maken van je melding, krijg je de kans om dat verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Fysieke ontmoeting

Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken.

Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Melding bij Audit Vlaanderen

Ben je van mening dat jouw melding niet doeltreffend behandeld kan worden door Sport Vlaanderen, dan kan je een melding doen bij Audit Vlaanderen. Als je een melding doet bij Audit Vlaanderen, wordt deze niet automatisch doorgegeven aan Sport Vlaanderen. Meer informatie vind je op de webpagina 'Klokkenluiden' van Audit Vlaanderen.

Melding bij de Vlaamse Ombudsdienst

Heb je al een interne melding gedaan bij Sport Vlaanderen of bij Audit Vlaanderen en ben je van mening dat deze niet doeltreffend behandeld kan worden? Of bestaat er een risico op represailles wanneer je meldt bij Sport Vlaanderen of bij Audit Vlaanderen? In dat geval kan je ook een melding maken bij de Vlaamse Ombudsdienst. Je kunt je melding (anoniem) per post of telefonisch aan de Vlaamse Ombudsdienst bezorgen.

Per post
Leuvenseweg 86
1000 Brussel

Per e-mail
klokkenluider@vlaamseombudsdienst.be

Telefonisch
02 552 48 48

De Vlaamse Ombudsdienst kan beslissen om je melding niet in behandeling te nemen als:

de inbreuk van geringe betekenis is;
de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van jou als melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat.

Ontvangstmelding

Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:

Je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
Je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
Het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.
Je de melding anoniem hebt gedaan.

Meer informatie over je melding

Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde, tenzij je de melding anoniem hebt gedaan.

Concreet mag je de melding verwachten:

Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.

Let wel: de Vlaamse Ombudsdienst kan deze termijn van drie maanden verlengen tot maximaal zes maanden.

Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.

Bij een melding via de voorziene meldkanalen, heb je de keuze om je naam bekend te maken als melder, of anoniem te blijven. Meld je anoniem, dan wordt je identiteit niet bekend gemaakt maar kan je geen bescherming genieten. Meld je niet anoniem en maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd.

De meldingskanalen zorgen voor systemen die de vertrouwelijkheid beschermen van:

Jouw identiteit
De identiteit van de anderen die in de melding genoemd zijn
De informatie waaruit jouw identiteit of deze van de anderen kunnen blijken

Elke vorm van represaille naar aanleiding van de melding is verboden. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties, discriminatie, enzovoort.

Wanneer kom je als melder in aanmerking voor bescherming?

Als melder moet je redelijke gronden hebben om aan te nemen dat wat je meldt juist is, gezien de omstandigheden en de informatie waarover je op het moment van de melding beschikt. Wie opzettelijk of bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming.

Heb je je melding openbaar gemaakt, geniet je als melder bescherming als je aan een van de volgende voorwaarden voldoet:

Je hebt via de voorziene meldingskanalen gemeld en vervolgens zijn er geen passende maatregelen genomen binnen de 3 maanden nadat het betreffende meldingskanaal de melding heeft ontvangen.
Je meent dat een van de volgende situaties zich voordoet:
- De inbreuk kan een dreigend of reëel gevaar vormen voor het algemene belang.
- Er bestaat naar aanleiding van een externe melding een risico op represailles of het is niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend wordt behandeld door de bijzondere omstandigheden van de zaak.

Welke rechten heeft de betrokkene?

De persoon over wie de melding gaat, de betrokkene, heeft de volgende rechten:

Geheimhouding van de identiteit
Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
Recht op een eerlijk proces
Het vermoeden van onschuld
Recht van verdediging, bijvoorbeeld:
- recht om gehoord te worden, en
- recht op toegang tot hun dossier